Τι πρέπει να δίνετε ως context
- Το αρχικό μήνυμα του πελάτη
- Τον επιθυμητό τόνο της εταιρείας σας
- Τι επιτρέπεται να ειπωθεί και τι όχι
- Ποιες πληροφορίες λείπουν και πρέπει να ζητηθούν
Σωστός στόχος για το output
Μην ζητάτε από το AI “γράψε μια απάντηση”. Ζητήστε first draft που:
- Απαντά ευγενικά και επαγγελματικά
- Συνοψίζει τι κατάλαβε από το αίτημα
- Ζητά τις ελλείπουσες πληροφορίες
- Αποφεύγει τιμές ή υποσχέσεις που δεν έχουν εγκριθεί
Βήματα χρήσης
- Κρατήστε έτοιμο ένα βασικό prompt-template ανά κατηγορία πελάτη ή αιτήματος.
- Δώστε το αρχικό μήνυμα και 2-3 βασικές πληροφορίες για το πώς επικοινωνεί η εταιρεία σας.
- Ζητήστε draft που να δηλώνει ρητά τι χρειάζεται διευκρίνιση.
- Ελέγξτε facts, tone, pricing και commitments πριν σταλεί.
- Κρατήστε παραδείγματα καλών drafts για να βελτιώνετε σταδιακά το template.
Θα σου δώσω email πελάτη. Θέλω να φτιάξεις πρώτο draft απάντησης στα ελληνικά. Στόχος: - Να είναι επαγγελματικό και ανθρώπινο - Να συνοψίζει σύντομα τι ζητά ο πελάτης - Να ζητά όσα στοιχεία λείπουν - Να μην υπόσχεται τιμή, χρονοδιάγραμμα ή τελική λύση αν δεν τα γνωρίζουμε Αν υπάρχουν κενά, γράψε τα καθαρά ως ερωτήματα προς τον πελάτη. Στο τέλος δώσε και σύντομη εσωτερική σημείωση: "Τι πρέπει να ελέγξει η ομάδα πριν το στείλει".
Τι να ελέγχετε πάντα
- Μήπως το draft παρουσιάζει assumptions σαν facts;
- Μήπως δίνει υπερβολικά γενική απάντηση που δεν βοηθά τον πελάτη;
- Μήπως περιέχει χρονοδιάγραμμα ή τιμή που δεν έχει επιβεβαιωθεί;
- Μήπως ο τόνος είναι πιο ψυχρός ή πιο “μηχανικός” από όσο θέλετε;
Πότε σταματά το manual prompting να αρκεί
Όταν η ομάδα σας διαχειρίζεται πολύ μεγάλο όγκο και θέλει πιο σταθερό routing, tagging, πρώτο draft και handoff, τότε αξίζει να περάσετε σε product ή custom flow που οργανώνει όλα αυτά με πιο καθαρό operational τρόπο.